Организация мероприятий — это непростая задача. При отсутствии опыта и знаний сложно предусмотреть все моменты. Это может привести к тому, что не будет подключена аппаратура, не прибудет вовремя транспорт, а выбранное помещение не вместит всех участников. Поэтому, если требуется организация мероприятий, обращаются на сайт https://doctorteam.ru/ компании, занимающейся проведением корпоративных, деловых и маркетинговых мероприятий. Он уточнит бюджет, составит смету. В нее закладывают все расходы — аренда помещения, трансфер, оплата услуг персонала и ведущего, питание, гонора ивент менеджера.
Чем занимаются Event агентства
Для организации мероприятий обращаются в ивент-агентства. В первую очередь определяют цель, которую планируется достичь. От этого зависит формат мероприятия, оформление зала. Это может быть вечеринка, тренинг, лекция. От формата зависит место, где будет проходить мероприятие, дата проведения. Например, если запланирован юбилей компании https://doctorteam.ru/products/korporativ/yubilej-kompanii, надо учесть, как будет организована доставка участников и артистов, главные задачи. Также необходимо продумать план Б, на случай, если что-то пойдет не так как было задумано.
Необходимо продумать все до мелочей, позаботиться о том, кто встречает участников мероприятия и провожает их к месту проведения, как будут заполнены перерывы.
Следует составить план, включающий в себя следующие пункты:
- Встреча с участниками, спонсорами мероприятия
- Заказ билетов, гостиницы, организация трансфера для участников из других городов
- Заказ футболок с логотипом мероприятия, листовок, плакатов
- Бронирование площадки, банкетного зала или конференц-зала на определенное время
- Составление тайминга мероприятия. Организатор должен поминутно рассчитать время начала, выступления артистов и участников, перерыв, завершение события
- Наем обслуживающего персонала и ведущего
Ивент менеджер распределяет ответственность между участниками команды. Каждый сотрудник должен выполнять определенные функции. Следует изучить план эвакуации, если число участников мероприятия превышает 2000 человек, о его проведении необходимо уведомить полицию и администрацию города. Необходимо распечатать программу мероприятия и раздать ее участникам и сотрудникам, занимающимся организацией. Со всеми подрядчиками необходимо заключить договор и предусмотреть в нем санкции за невыполнение обязанностей.
Качества хорошего ивент менеджера
Работать в агентстве сможет не каждый человек. Сотрудникам часто приходится задерживаться после завершения рабочего дня, быть готовым к стрессам, уметь разрешать конфликтные ситуации. Он должен быть активным, коммуникабельным, уметь одновременно решать несколько задач. Такая профессия подходит для творческого человека, умеющего принимать нестандартные решения. Он должен иметь при себе заряженный смартфон, в котором имеются контакты всех лиц, участвующих в мероприятии, зарядное устройство, переходники, стикеры, иные средства.